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HERRAMIENTAS

Ayudas digitales para optimizar el teletrabajo 

AYUDAS DIGITALES PARA OPTIMIZAR EL TELETRABAJO 

El teletrabajo debe brindar agilidad, resultados productivos para la organización y bienestar. Para que esto se cumpla le mostramos algunas metodologías y herramientas digitales que ayudan a optimizarlo.

“Nuestra filosofía es de trabajo ágil, es decir, que cada uno de los colaboradores tiene un set de responsabilidades, metas de negocio y de desarrollo personal previamente acordadas con sus líderes, que se cumplen sin importar desde dónde lo hagan. Cada quien decide el mejor lugar para desarrollar sus objetivos y aprovechar la flexibilidad para tener un mejor balance de vida”, explica Hugo Salcedo, Vicepresidente de Recursos Humanos Middle Americas de Unilever y miembro de la junta directiva de Acrip Bogotá.

Para que esto se cumpla es de gran ayuda que el área de Recursos Humanos y los líderes de la organización les brinden herramientas digitales a los colaboradores que trabajan en remoto para facilitar la conectividad, la colaboración y la productividad.

Una de ellas es TransparentBusiness, una plataforma la cual, según Forbes “permite manejar los negocios desde cualquier lugar, coordinar al equipo en todo momento, observar el cumplimiento de las actividades en tiempo real y sus costos, ahorrando tiempo y evitando pérdidas”.

Otra herramienta útil es Microsoft Teams, que hace posible el trabajo en equipo a través de videoconferencias y que también facilitan el compartir información, enviar documentos y dar feedback en tiempo real.

Asimismo, existe una alternativa para editar documentos en línea llamada Quip que permite crear, debatir y organizar el trabajo de los equipos desde cualquier dispositivo. Además, se puede dar feedback sin necesidad de acudir al correo electrónico, y se evita que se creen varias versiones de un mismo documento, dado que los colaboradores pueden participar de la edición y la retroalimentación de dicho texto al tiempo, mediante un chat que incluye la plataforma. Entre algunas de las empresas que han probado esta herramienta se encuentran Facebook, CNN y Pinterest, por nombrar algunas.

Para los teletrabajadores también existe Tinypulse, una herramienta para responder encuestas aleatorias semanales que dan evidencia de su estado de ánimo, contar qué necesitan y si se sienten satisfechos, a manera de alternativa para mejorar la comunicación interna a distancia.

Según Salcedo, “las plataformas digitales deben ser vistas como ayudas y no como sistemas de monitoreo, porque si se crean esquemas de sanciones o privilegios de acuerdo con el cumplimiento de las personas, ellos trabajarán en función de ello, más no por el objetivo de la organización. Las empresas modernas están yendo hacia métodos flexibles de trabajo, dado que controlar se puede convertir en otra manera ‘inflexible’ de desarrollar las actividades”.

Al final, se recomienda que más allá de verificar los espacios del día en el que las personas trabajan, se midan los resultados de los colaboradores como individuos (la mejora de su calidad de vida y el correcto manejo del tiempo) y como organización (productividad, cumplimiento y mejoramiento de actividades, evolución del negocio, entre otros).

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