Abril 11 de 2018

Aunque el teletrabajo está diseñado para que los colaboradores administren su tiempo y tengan mayor flexibilidad, esto no puede verse reducido a cumplir con una serie de tareas nada más. De la misma forma en la que las personas que van a la oficina y están en constante contacto con sus compañeros de trabajo, los teletrabajadores también deben mantener comunicación y relacionarse con sus equipos para asegurar resultados exitosos.

Parece algo complicado de manejar, pero en realidad es más fácil de lo que se piensa. Se trata de tener una comunicación clara y constante. Harvard Business Review (HBR) publicó un artículo en el que aconseja a los colaboradores y a las áreas de Recursos Humanos sobre cómo administrar el tiempo y de qué manera crear lazos con las personas que están a la distancia.

En el mismo se explica que “la comunicación remota puede distorsionar el ritmo normal de nuestras conversaciones. La demora entre nuestros mensajes, a menudo puede posponer u ocultar reacciones emocionales a nuestros comentarios. Si bien es posible que nos hayamos acostumbrado a este tipo de interacciones asincrónicas, aún pueden entrar en conflicto con nuestras reglas normales de interacción social. Al carecer de una respuesta inmediata, podemos distraernos, adivinarnos a nosotros mismos o incluso frustrarnos con nuestros equipos”.

Por esa razón, se recomienda a la gerencia de Recursos Humanos que incentive la comunicación a través de videollamadas regulares, pues los mensajes de texto o correos electrónicos en ocasiones se quedan cortos para lo que se quiere comunicar o dar a entender; mientras que las videollamadas permitirán generar un mayor vínculo entre los colaboradores remotos, así como empatía y reconocimiento de la persona con la que se está trabajando.

Según HBR, se deben diseñar rituales virtuales de creación de equipos que brinden a las personas la oportunidad de interactuar regularmente y experimentar sus habilidades de colaboración en acción.

Asimismo, se deben destinar tiempos para que la comunicación a través de videollamadas sea suficiente para entender puntos de vista y argumentos, que son difíciles de interpretar por mensajes.

Cabe aclarar que promover estos espacios no debe confundirse con hostigamiento, debería haber un previo acuerdo con los teletrabajadores sobre qué momento es ideal para reunirse y agendarlo de acuerdo con las prioridades que cada uno tenga. En ese caso, se deben evitar mensajes repetitivos para recordar una tarea o reunión, por correo, por WhatsApp, etc. Esto es ineficaz y además molesto para las personas. Le puede interesar: ¿cómo implementar una estrategia de teletrabajo exitosa en la organización?

Además, se deben determinar los tiempos de respuesta a los mensajes y su extensión, ya sean cortos y concisos o largos y detallados; puede parecer un acuerdo poco importante pero cuando se trata de equipos virtuales es necesario conocer qué prefiere cada persona al momento de trabajar.

“La ausencia de lenguaje corporal no necesariamente significa que no estamos entregando más de lo que pensamos cuando nos comunicamos remotamente. Todavía hay una gran cantidad de metacomunicación y pérdida virtual que ocurre en entornos digitales y solo se necesita prestar atención para leer entre líneas”, explica HBR.

Es fundamental que todos los integrantes del equipo se reconozcan, para hacerlo pueden hacer uso de emoticones para representar a cada persona, se trata de jugar también un poco con el tema del humor para romper barreras y generar lazos. Incluso, el tema digital no debe ser el único entorno donde se maneje la comunicación del equipo, se pueden acordar épocas del año en las que se reúnan para celebrar cumpleaños por ejemplo.

Si se encuentran en distintos países también se pueden planear encuentros. Ajustar presupuestos para visitar el lugar de residencia de cada uno de los colaboradores por año es una buena alternativa, de esta forma se conocen las culturas y los espacios de trabajo de los equipos mientras aumenta la empatía.

La creación de espacios virtuales y rituales para celebraciones y socialización pueden fortalecer las relaciones y sentar las bases para una futura colaboración. Encuentre formas de acortar la distancia de afinidad. Cómo se hace es menos importante que hacerlo”, afirma HBR.

De acuerdo a un reciente informe de 5G Américas, organización sin fines de lucro compuesta por proveedores de servicios y fabricantes líderes de la industria de las telecomunicaciones, “el teletrabajo ya pasó a formar parte de la realidad laboral de la población económicamente activa en Latinoamérica, pues tiene una participación cercana al 10% en países como Brasil y Argentina, y de entre el 2 y 4% en Chile y México. Para el caso de Colombia, cerca de 10 mil empresas de las cuales 2.500 son pymes, están aplicando el teletrabajo, lo que significa que un total de 95.439 personas realizan sus labores bajo este modelo de trabajo”.

Al tener equipos de trabajo también vale la pena asegurarse de que la comunicación entre ellos fluya de manera efectiva. “Mantenerse atento a los objetivos globales del equipo y estudiar si lo que está haciendo cada miembro contribuye a este fin es importante para asegurar que las tareas se estén distribuyendo correctamente y evitar que haya dos personas haciendo lo mismo”, explica la revista Entrepreneur.

Estas recomendaciones permitirán aumentar la productividad, tener una comunicación clara y facilitar el trabajo de las áreas de Recursos Humanos y los directivos en general, pues el teletrabajo no se tratará como un tema aislado de los procesos, sino que contribuirá a que todo fluya como se espera.

Existen muchos otros ejemplos del manejo de teletrabajo y herramientas para facilitarlo. Aquí le mostramos algunas que pueden ser útiles para su organización.

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