Marzo 27 de 2018

Se avecina una de las temporadas vacacionales más populares del año que es sinónimo de descanso para muchos, pero también un dolor de cabeza para otros. Para evitar contratiempos es importante que los equipos de trabajo dejen todas sus tareas listas antes de salir a este receso, ya sea porque tendrán una semana de vacaciones completa o porque tendrán que realizar el trabajo de cinco días en tan solo dos a causa de los festivos.

En cualquier caso, se debe estar preparados desde la gerencia de Recursos Humanos y las cabezas de equipo para que las ausencias o la reducción de tiempo de trabajo no sean vistas negativamente, con el fin de que se gestionen adecuadamente y se trabaje para que la productividad y la motivación aumenten.

Lo primero que se debe tener en cuenta cuando llegan las vacaciones u otro tipo de recesos, es que “cada equipo de trabajo tenga claro los objetivos a cumplir y el estado en el que deben quedar antes de salir a descansar”.

Se trata de que los coordinadores o líderes de áreas -porque esto no es responsabilidad únicamente del área de Recursos Humanos- generen espacios de conversación permanentes con sus equipos, no solo para hacer un ‘check list’, sino para conocer cuáles son los bloqueos que se registran, los imprevistos e inquietudes, y de esa manera, puedan realizar intervenciones y apoyos oportunos”, explica Sandra Mateus, Coach Profesional ICL – Entrenadora en Liderazgo y Gestión Conversacional en Organizaciones.

A esto agrega que “los equipos altamente efectivos son aquellos que no solo tienen puntos de coincidencia en los objetivos a perseguir, sino que además se mueven en espacios de acuerdos para el logro de los resultados previstos. Si un equipo o un líder va a conversar una semana antes de un receso sobre cómo se van a dividir las tareas, o quiénes quieren ir a descansar y quiénes no, seguramente pueden tener desacuerdos de último momento y la única forma de evitarlos es con una correcta planificación y comunicación permanente”.

El tiempo de antelación para acordar la entrega de tareas dependerá de las funciones del colaborador. Si sus funciones son netamente operativas harán falta solo algunos días para que el líder organice al equipo. Si las funciones del colaborador están relacionadas con temas más estratégicos es necesario que se planifique el plan de contingencia durante su ausencia por lo menos dos semanas antes de su salida para evitar retrasos.

De ahí la importancia de tener constante conversación con los equipos de trabajo, además porque en el caso de los recesos legales, los colaboradores están en todo su derecho de acceder a ellos sin que haya oposición por parte de sus superiores. Incluso, “el beneficio más notorio para las empresas que tienen vacaciones colectivas es que bajan su pasivo vacacional cada año y las personas pueden salir a disfrutar de sus vacaciones sin pensar que tendrán trabajo represado a su regreso, teniendo en cuenta que en estos casos la operación de la compañía se congela por ese periodo”, explica Adecco Group, consultora líder mundial en la gestión del talento humano.

Algunas recomendaciones para los recesos vacacionales

Lo primero que debe tener en cuenta es que cada colaborador cuando ingresa a una organización debe conocer sus derechos, es en ese momento en el que Recursos Humanos debe ser muy específico, explicándole cuánto tiempo tiene para pedir y recibir sus vacaciones y cómo debe ser esa gestión.

También es importante que se trabaje con los líderes de área para que se desarrolle un manual de funciones el cual especifique qué debe hacer cada uno de los colaboradores, para que cuando hayan vacaciones se tenga en cuenta qué hacía esta persona y otro colaborador pueda entrar a apoyarlo o en su defecto, se contrate a una persona temporalmente para cubrir el cargo que hace falta.

En caso de que todos salgan a vacaciones es importante que haya una sinergia en el equipo, es decir, que trabajen por sacar adelante sus labores, organizando tiempos y plazos de entrega. De esta manera se logra hacer una proyección en lugar de trabajar sobre el día a día.

Los acuerdos no son solo para recesos vacacionales. Son permanentes y deben abarcar relaciones, procesos y resultados. Desde mi experiencia como coach de ejecutivos y equipos en las organizaciones, aquellos que tienen la competencia de facilitar conversaciones sobre esos tres puntos son quienes logran mayor efectividad. Entonces, si hay un período de tiempo en el que no habrá productividad (recesos), será más fácil llegar a acuerdos sobre quienes trabajan y quienes descansan, cómo deben haber fluido las tareas, qué se espera que pase en ese periodo, etc.”, concluye Mateus.

Las vacaciones o recesos son realidades por las que pasan todas las organizaciones y de una buena comunicación y coordinación de equipos depende su efectividad. Recuerde que estos espacios también les permiten a las personas descansar, llegar recargados al trabajo y aumentar la productividad. Se trata de un balance entre la vida laboral y personal.

¿Cómo gestionan los recesos vacacionales en su organización? Cuéntenoslo a través de Facebook y LinkedIn.

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