Agosto 23 de 2018

Le contamos sobre la necesidad de desarrollar políticas y medidas de seguridad, transparencia y comunicación sobre el manejo de los datos de sus colaboradores.

“La información es tan valiosa como cualquier activo de la empresa y más cuando tiene que ver con sus colaboradores, por lo que debe velar por su cuidado y seguridad. Un mal manejo de la información por parte de la empresa puede redundar en riesgos reputacionales, legales y económicos que conviene gestionar y prevenir”, explica Diana Marcela Barrera, Directora de Metodologías de Acsendo, Software de evaluación de desempeño.

Esta es una tarea crucial de Recursos Humanos, el equipo que tiene acceso a todos los datos de las personas en la organización, pero, ¿los manejarán adecuadamente? Según Barrera, “las compañías aún tienen bastante desconocimiento sobre las implicaciones del manejo de toda la información que reciben y mucho más cuando se trata de datos personales. A esto se le suma la baja concientización al respecto y el aumento diario de personas afectadas porque su información personal se filtra y se usa indebidamente”.

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¿Qué medidas de seguridad tomar al respecto?

Se recomienda fomentar una cultura corporativa de buen manejo de la información. “Definir y socializar medidas de control interno alrededor de la seguridad y tratamiento de los datos personales, así como salvaguardar adecuadamente historias laborales, archivos de nómina o plantas de personal, restringir el acceso a esta información a otros individuos y sensibilizar a los colaboradores en el manejo adecuado y el reporte de situaciones inusuales”, agrega Barrera.

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Todo empleado debería ajustarse a las políticas y lineamientos que la compañía determine con respecto a la seguridad de la información, mientras que la empresa por su parte, debe asegurarse de que el colaborador conozca el uso que se le dará a sus datos, que “no puede ser distinto al cumplimiento de las obligaciones legales, contractuales y administrativas con el mismo (por ejemplo, pago de nómina, afiliaciones a seguridad social, reportes a la ARL, informes a entes de control, definiciones en el plan de bienestar o capacitación, entre otros)”, afirma Barrera.

Esto se consignará en un documento firmado por el colaborador y la organización sobre políticas, tratamiento y protección de datos personales, que se recomienda alojar en la red de la compañía para consulta.

La información personal debe ser utilizada únicamente para los fines consignados en dicho documento, la única excepción que existe al respecto está relacionada con el derecho a la vida, la salud y la dignidad humana, en la que la organización está en la obligación de compartir datos de sus colaboradores para proteger esos aspectos.

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Pero si la compañía comparte datos de las personas a otras entidades o para fines no autorizados por estas, se podrá ver expuesta a multas de hasta 2 mil salarios mínimos vigente y sanciones que tienen que ver hasta con el cierre de las operaciones (ley 1581 de 2012 en los artículos 22 y 23).

El buen uso de los datos personales no solo tiene que ver con el cliente externo, sino con las personas que conforman la organización, por lo que es vital tener claridad de la ley y crear una cultura donde se proteja la vida personal del otro.

Regístrese en Capital Humano y entérese porqué este y otros temas son fundamentales en RR.HH. y aprenda cómo reaccionar estratégicamente a ellos.

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