Noviembre 29 de 2017

Todo cambio conlleva un esfuerzo y más cuando se trata de implementar nuevos procesos que exigen por parte de los colaboradores de una empresa un ‘switch’ en su mentalidad. En el caso de modelos de gestión como Lean (que busca producir justamente lo que se requiere para un cliente en un momento dado), los beneficios han sido comprobados y constantes en el tiempo.

Aunque dicho modelo no es nuevo (Toyota lo implementó por primera vez en la década a mediados del siglo XX bajo el término Lean manufacturing), continúa vigente por los principios que predica: “aumentos significativos de la productividad, capacidad y fiabilidad de los procesos, así como ahorros por reducción de los niveles de inventarios, de la necesidad de espacio, de los plazos de entrega o de la necesidad de financiación (…)”, según explica la Escuela de Lean Management (España).

Se trata de un tipo de gestión el cual, al aplicarse en diferentes áreas, puede llegar a disminuir los costos de producción y sobre todo, luchar contra uno de los grandes enemigos de la productividad: el manejo inadecuado del tiempo. Le puede interesar: El buen manejo del tiempo, una clave para el buen desempeño de su organización.

Una de las áreas que se pueden ver beneficiadas al implementar este modelo es, sin duda, Gestión Humana. Sin embargo, como lo señala RapidBi –organización enfocada en ofrecer soluciones que permitan el desarrollo de las organizaciones– suele haber un cierto rechazo a su aplicación, al pensar que solo funciona para procesos de manufactura o de logística. Dicha noción es errónea pues, como señala esta empresa “en todas las organizaciones o negocios hay procesos a realizar”.

Para empezar a implementar un pensamiento Lean al interior del área se deben establecer cuáles son los procesos más recurrentes que se ejecutan puesto que, como señala ERC – plataforma que se especializa en crear mejores entornos de trabajo- son los más susceptibles a una implementación del modelo.

El segundo paso es entender cuáles son las tareas, procesos o elementos que se realizan y que representan un desperdicio para la empresa. Para ello, es útil preguntarse lo siguiente: ¿Cuánto tiempo de espera hay para gestionar un requerimiento (solicitud de vacaciones, licencias, certificados, etc)?; ¿Cuáles son los que tienen mayores tasas de reprocesos? ¿Por qué se dan? ¿Se cuentan con recursos suficientes para ejecutar las tareas del día a día? ¿Hay recursos inutilizados u obsoletos?

Para empezar a responder estas preguntas es necesario realizar una reunión con todos los miembros de RR.HH. con el fin de realizar un análisis del área. Así es más fácil conocer los procesos internos que deben optimizarse y se pueden llegar a consensos sobre el lapso necesario para lograr dicha optimización.

ERC también recomienda hablar con las diferentes áreas de la organización, “para identificar sus necesidades y qué tan bien están siendo resueltas”. Posteriormente, se debe identificar si existe un proceso como tal (en el caso de requerimientos comunes); si este proceso está optimizado; cómo podría llevarse a cabo de forma eficiente y, por último, si existe algún paso que se pueda eliminar.

Por ejemplo, si en una empresa el volumen de solicitudes para obtener certificados laborales es demasiado alto, o si se debe tener la firma física del Gerente de Gestión Humana para cada una de estas, podría pensarse en una herramienta que permitiera generarlos automáticamente y que incluya la firma virtual, o bien del gerente o del encargado de validarlos. Lo anterior permitiría ahorrar tiempo y recursos, al no tener que imprimir cada uno de los certificados ni disponer del tiempo del gerente para firmarlos uno por uno.

Antes de implementar la metodología Lean se requiere llevar un conteo del tiempo y de los recursos que se utilizan para ejecutar cada uno de esos procesos del día a día. Lo anterior, para comparar y revisar si efectivamente el aplicar este modelo de gestión arrojó resultados positivos y poder compartirlos con los demás miembros de la organización.

Encuentre más recomendaciones sobre cómo aportar al buen Desarrollo Organizacional AQUÍ.

También le puede interesar