Enero 25 de 2019

¿Cuál es el tratamiento interno y externo que le da su organización a la información de sus colaboradores? Conozca las implicaciones que tiene para la organización no hacer uso de los datos personales con base en las regulaciones.

Tener en cuenta el marco jurídico para manejar la información personal y financiera es esencial para evitar incurrir en errores que generen multas o sanciones para la organización. Por eso, es importante que conozca las leyes colombianas en cuanto al manejo, actualización o rectificación de la información personal, más aún, si esa información corresponde a sus colaboradores.

Por un lado, está la ley 1266 de 2008 que regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de países terceros. Sin embargo, ante la cantidad de datos personales suministrados y ante la vulnerabilidad de esta información en la red, el Congreso incluyó una ley más robusta que abarca la información personal.

La ley 1581 de 2012, amplió el hábeas data financiero a un carácter general de acuerdo al artículo 15 de la Constitución Política: “La presente ley tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política”.

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En cuanto a las sanciones, su organización no está exonerada de ellas. Estas incluyen la suspensión de las actividades relacionadas con el tratamiento de los datos por un periodo de seis meses o el cierre total de la operación que tenga que ver con el tratamiento de estos datos.

Las sanciones económicas incluyen multas de 2.000 salarios mínimos mensuales (SMMLV) y podrán ser reiterativas, si no se hacen las correcciones necesarias.

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Evite sanciones a su organización

 

Los siguientes tres puntos le ayudarán para que su organización esté exenta de sanciones o multas por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), ente que regula y vigila el cumplimiento de esta ley:

  1. Tenga presente siempre la autorización para el tratamiento de los datos personales. Una simple pregunta a su colaborador sobre esto le puede ahorrar dolores de cabeza.
  2. No olvide tener un soporte donde su colaborador acepta el tratamiento de estos datos personales: una grabación o un documento, es suficiente.
  3. Atienda los reclamos o las solicitudes de rectificación que sus colaboradores hacen sobre la información personal que guarda la organización. No atender las consultas es una de las causas más comunes de las multas.

 

Por último, recuerde que estos aspectos se aplican a sus colaboradores, clientes, proveedores y todas las personas jurídicas o naturales, cuya información financiera o personal esté en la base de datos de su empresa, aplíquelos para todos ellos.

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