Julio 10 de 2017

En la zona industrial de Bogotá, desde hace 15 años, una microempresa se dedica a fabricar suministros para la elaboración de congeladores. A pesar de la situación económica del país el negocio va bien. Sin embargo, el retraso en los tiempos de ejecución y de entrega empezó a afectar sus ventas.

Al revisar el origen de dichas fallas, encontraron algunos problemas de fondo en diferentes departamentos de la organización. Por ejemplo, el desorden en el área administrativa, en la cadena de producción y la falta de coordinación en la distribución.

Los directivos decidieron aplicar las 5S, un modelo japonés de productividad industrial que busca alcanzar la calidad al promover un entorno de trabajo que facilita el cumplimiento de las funciones de forma organizada y limpia. Para hacerlo, se basan en los siguientes conceptos:

Seiri: Clasificar
Seiton: Ordenar
Seisou: Limpiar
Seiketsu: Estandarizar
Shitsuke: Disciplina

Para Diana Hincapié, Coordinadora Técnica del Centro de Ciencia y Tecnología de Antioquia, que es operador del programa Enplanta, el propósito de las 5S es la mejora continua del lugar de trabajo. Para hacerlo, realizan actividades en las que participa todo el personal con el propósito conjunto de crear un ambiente eficiente, cómodo y seguro para trabajar. “La aplicación exhaustiva de las 5S tiene un gran impacto en las empresas pues establece tiempos estandarizados, acorta los tiempos de trabajo, disminuye los defectos y eleva la productividad”, asegura.

Esta cultura empresarial es la que hoy ubica a Japón como uno de los países más competitivos del mundo cuando se habla de negocios. Por eso, empresas como Nutresa, Corona, Sofasa, Unilever, Procter & Gamble, y algunas pymes colombianas decidieron adoptar este método.

Así se implementan las 5S en las organizaciones

De acuerdo con Hincapié, la metodología de las 5S abarca lo siguiente: creación de una estructura de promoción, establecimiento de un plan introductorio; inicio de la metodología; formación de los empleados; implementación de las 5S y la evaluación y mejora continua.

Lo primero que hay que hacer es identificar las áreas a intervenir, para luego elaborar una guía de los pasos a seguir. Después, se sensibilizan a los colaboradores a través de campañas y capacitaciones para terminar con la ejecución de las 5S y el seguimiento de su efectividad.

Seiri (Clasificar): es un concepto que habla de identificar lo que sirve y lo que no, en cuanto a los procesos, herramientas y equipos de trabajo de la organización. Por ejemplo, en el área administrativa de la microempresa de la zona industrial, llevaron a un archivo muerto los documentos irrelevantes y diseñaron un sistema de registro que fuera eficiente.

También dejaron a la mano de los funcionarios solo aquellos documentos y equipos que realmente necesitan para su labor. Con esto, además de generar un ambiente sano de trabajo lograron eliminar los tiempos muertos, mejorar la productividad y reducir las horas de facturación y órdenes de compra.

Seiton (Ordenar): optimizar el trabajo requiere de disponer de lugares adecuados para almacenar las herramientas o elementos de trabajo. Además, de identificarlos para que todos los colaboradores puedan ubicarlos. Esto les permitió ver que esta era una de las fallas más grandes que tenía la microempresa en la cadena de producción, ya que los funcionarios no lograban encontrar sus herramientas e interrumpían a los otros en su búsqueda.

Al aplicar las 5S y reconocer la frecuencia con la que utilizan sus elementos de trabajo y ordenarlos en lugares identificados para su fácil localización, la microempresa optimizó el espacio, minimizó el tiempo de producción y eliminó las interrupciones en la elaboración de los suministros.

Seisou (Limpiar): se trata de asumir la limpieza como una función más. Así, al visibilizar la importancia de mantener el lugar de trabajo aseado, la microempresa motivó a sus trabajadores, prolongó la vida útil de las herramientas de trabajo y mejoró su imagen antes los clientes que visitan la planta y sus oficinas.

Seiketsu (Estandarizar): para que la ejecución de las 5S sea efectiva es esencial realizar talleres de sensibilización y campañas que estén acompañadas por guías que indiquen la nueva forma de clasificar, ordenar y limpiar la organización. Así se garantiza la constancia y continuidad de la metodología.

Shitsuke (Disciplina): que todos tengan la voluntad de hacer las cosas como se deben hacer. Es decir, que Clasificar, Ordenar, Limpiar y Estandarizar se convertir en un hábito para los empleados y respeten las normar que se pacten desde la gerencia para cumplir esta metodología. Para lograrlo, se deben medir y difundir los resultados de su ejecución.

Es importante involucrar a todos los colaboradores, hacerlos parte del proceso e infundir en ellos el respeto por la nueva dinámica laboral. Así las 5S se convierten en un hábito que todos asumirán fácilmente.

Los japoneses se conocen por ser puntuales, trabajar en equipo, ser estrictos en las labores que emprenden, tomar la iniciativa y buscar la calidad en sus procesos; características que los han llevado al éxito empresarial.

Por eso, aplicar las 5S es dar la oportunidad de implementar al interior de la compañía lo bueno de la cultura japonesa y forjar una empresa más competitiva, con altos estándares de calidad.

Con los años se han desarrollado diferentes prácticas y técnicas con el fin de mejorar la productividad en las organizaciones. ¿Cuál aplicas en tu compañía? Regístrate en Capital Humano, comparte tu experiencia con nosotros y conoce otras metodologías que también podrías adoptar.

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