Marzo 5 de 2018

Desde el 2012, cuando el Congreso de la República estableció la Ley 1581 – conocida como Ley de Habeas Data – se sentó un paradigma en lo que se refiere a la protección de los datos personales. Más si se tiene en cuenta que, actualmente, las herramientas digitales permiten capturar datos sobre el consumo, gustos y hábitos de las personas, entre otros.

Básicamente, lo que esta ley busca es la regulación de los datos personales, “para que no puedan ser captados y usados sin autorización de cada titular”, explica Carolina Solano Medina, abogada de la firma VS+M Abogados.

Lo anterior, implica que toda organización – independientemente de su naturaleza- deba contar con una política de tratamiento de datos y, desde el área de Gestión Humana, velar porque existan personas responsables e idóneas para manejar las bases de datos.

En el caso de esta área, que maneja principalmente información personal de colaboradores, excolaboradores y candidatos, se requiere contar con un formato de autorización del uso de los datos personales para cada persona a la cual se le pidan datos personales. Por ejemplo, la dirección del hogar, teléfono personal, estado civil, etc. Este formato se puede entregar al momento de hacer la contratación y debe indicar cuál será el uso que le dará la organización a dicha información.

Para la realización de estos formatos, el encargado de Gestión Humana debe tener una asesoría y validación por parte del área Jurídica, con el fin de incluir las especificaciones que se requieren, siendo la más importante el especificar el uso que se hará de estos datos.

Por ejemplo, si se va a compartir información de los colaboradores con fines comerciales, estos deben estar enterados y dar su autorización para ello. De lo contrario, no se puede usar la información para dicho fin.

Por otra parte, se debe establecer una cláusula en la que los colaboradores se comprometan a guardar total reserva sobre los datos de carácter personal a los que haya tenido acceso durante el ejercicio de las funciones para las que fueron contratados y después de desvincularse de la organización.

El no contar con estas cláusulas expone a la empresa a que quienes vean que sus datos fueron obtenidos sin su autorización o utilizados para otros fines a los inicialmente establecidos, podrá interpelar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

Luisa Isaza, abogada de la Universidad Javeriana y que cuenta con experiencia en protección de datos personales señala que, además de contar con una política de datos clara y disponible para la consulta de las personas, debe existir la figura de un oficial de protección de datos. Especialmente, para aquellas entidades que tienen datos sensibles de miles de usuarios, como lo son las Entidades Promotoras de Salud, que manejan historias clínicas, por ejemplo.

No obstante, dice Isaza, el cumplimiento de la política de Tratamiento de datos no puede recaer en un solo encargado, pues es en últimas “una obligación de todos”. En este sentido, lo que se debe hacer desde el área de RR.HH. y, en cabeza de este oficial o encargado, es desarrollar acciones tácticas para que, en todos los niveles de la compañía, se comuniquen las políticas de Tratamiento de Datos y sus límites (de acuerdo con las necesidades de la organización). Contar con un documento que establezca los usos y límites y que esté almacenado en la Intranet es una acción sencilla y efectiva, al igual que las capacitaciones frente al tema.

En cuanto a las obligaciones en el manejo de los datos personales de los colaboradores, clientes y proveedores, Carolina Solano señala que hay 5 fundamentales:

  1. Contar con una autorización para captar y usar los datos
  2. Tener una política de tratamiento de datos personales
  3. Custodiar los datos personales
  4. Regular la transmisión de datos con terceros encargados
  5. Registrar sus bases de datos ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC)

Tenga en cuenta que las sanciones por parte de la SIC son severas y pueden llegar a ser de hasta 1.500 SMLV.

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