Junio 9 de 2016

Este tal vez sea uno de los temas que genera mayor controversia dentro de las empresas. Primero porque no es totalmente claro que se puede considerar o no como un mal uso de los elementos de trabajo y segundo por el debate de hasta dónde se puede ejercer un control de dichos equipos sin faltar a la intimidad e integridad de los empleados.

Sin embargo ¿qué supone un mal uso de las herramientas de trabajo? Aquí no solo están aquellos funcionarios que disponen de sus equipos tecnológicos, teléfonos de oficina y demás para temas personales; también aquellos que se saltan los procesos establecidos por la organización. Por ejemplo, “cuando un empleado debe utilizar un sistema operativo designado para su labor y prefiere hacerlo con Excel, cuando no utiliza el 100% de las herramientas entregadas y las subutiliza o se observan conductas negativas para el uso de las mismas”, explica Ana María Moreno, gerente de recursos humanos de Hays Colombia.

Para conservar un buen clima laboral dentro de la compañía, es conveniente tomar medidas preventivas. En el momento de ingreso de un nuevo colaborador se le debe informar del reglamento corporativo y este debe incluir lo que se le permite hacer o no con sus elementos de trabajo. Normas que deben quedar estipuladas en su contrato.

Estos límites deben ser determinados por recursos humanos junto con las directivas de la empresa, teniendo en cuenta el sector comercial al que hacen parte, porque las dinámicas laborales cambian. Las políticas para una entidad financiera no serán las mismas que en una agencia de publicidad.

Sin importar su interés comercial, lo más sano es mantener cierto nivel de tolerancia, es decir, establecer en la organización el permiso para un uso personal moderado de las herramientas de trabajo y un plan de seguimiento para mitigar un manejo indebido. Límites que deben ser determinados por RR.HH. de la mano del área de tecnología, para fijar diferentes controles, entre ellos los filtros de acceso a ciertas páginas o la capacidad de memoria en el equipo para almacenar información.

Asimismo, es vital que recursos humanos cuente con un protocolo, que jefes y líderes puedan seguir, si llega a presentarse una utilización que ha sido vedada, “cuando un empleado hace mal uso de las herramientas debe apoyarse con el área de recursos humanos y notificar lo sucedido para tomar acciones”, afirma Moreno.

Al final del día, de acuerdo con Moreno, lo importante es contar con un entrenamiento adecuado y asegurarse de tener una comunicación clara con los empleados sobre lo esperado en su trabajo.

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